home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / labpls3.zip / MANUAL.DAT < prev    next >
Text File  |  1992-07-10  |  21KB  |  447 lines
  1.                                SHAREWARE NOTICE!
  2.  
  3.        This is a shareware program, which means that the author of the
  4.        program has placed it for distribution through shareware dealers
  5.        or on a BBS so that interested persons can try out the program
  6.        before they purchase it. If you paid for a disk that has this
  7.        program on it, you did not purchase the program, you paid the
  8.        dealer a fee for the copying and distribution of the disk only.
  9.        If you like and use the program then please register the program
  10.        with the author. The authors of shareware programs put a lot of
  11.        time and money into these programs. Use the <ORDER FORM> option
  12.        to register with the author. Thanks!
  13.  
  14.        When you register you will receive a complete manual with full
  15.        documentation on the program, notices of new versions of the
  16.        program and a full length program with all its features without
  17.        any shareware notices, plus Import & Export Utility programs.
  18.  
  19.        This shareware version is a 100% fully workable program with a
  20.        capacity of 5000 name and address records. Five files, each
  21.        containing 1000 records each.
  22.  
  23.                                     ***
  24.                          For Dot Matrix Printers. LPT1
  25.                                     and
  26.             Excellent Envelope printing program for HP LaserJets
  27.                                     ***
  28.  
  29.                 (Vendors! Please read Vendor file on this disk)
  30.  
  31.                         THIS MANUAL IS NINE PAGES LONG!
  32.  
  33.                            -------------------------
  34.                            LABELS PLUS! INSTRUCTIONS
  35.                            -------------------------
  36.  
  37.     Welcome to the Labels Plus! program. Labels Plus! is a very easy to
  38.     use, highly productive, Envelope, Shipping Label and Address Label
  39.     printing program. Designing your own special Labels in the Design
  40.     Label section is easy and quick.
  41.  
  42.                      INSTALLING LABELS PLUS! ON HARD DISK!
  43.  
  44.     Insert Disk in Drive A or B. To Install on Drive C from Drive A
  45.     type <INSTALAC> and press the <ENTER> Key. From Drive B type
  46.     <INSTALBC> and press the <ENTER> key. To install on Drive D from
  47.     Drive A type <INSTALAD> and press the <ENTER> key. From Drive B
  48.     type <INSTALBD> and press the <ENTER> key. A Directory called
  49.     LAB will be created on your Hard Disk and all the files will be
  50.     copied to the LAB Directory.
  51.  
  52.                        LOADING THE LABELS PLUS! PROGRAM!
  53.  
  54.     From the LAB Directory on Hard Disk or from Drives A or B type
  55.     <SETMON> and press the <ENTER> key. The prompt that appears on the
  56.     screen will ask if you have a Monochrome or Color Monitor. Answer M or
  57.     C and continue. Monitor needs to be set only one time. Thereafter just
  58.     type <LABEL> to run Labels Plus!
  59.  
  60.     After the Main Menu is on the screen we suggest the following
  61.     procedure to get started using Labels Plus!.
  62.  
  63.      1. Go to ENTER SET UP/ADVERTISING DATA. Follow the instructions on
  64.         entering your Return Address, Advertising Data and printing
  65.         adjustments.
  66.  
  67.      2. Go to ADDRESS RECORDS and enter addresses.
  68.  
  69.      3. Go to ENVELOPE DATA SECTION and follow instructions on pertaining to
  70.         Envelopes.
  71.  
  72.      4. Go to SEARCH AND MANUAL OPTIONS. Read the Search and Manual Options
  73.         and print out some envelopes on plain paper. Try the different
  74.         options.
  75.  
  76.     If you follow the above four procedures you will know how Labels Plus!
  77.     works and the Shipping Label and Address Label sections will be easy.
  78.  
  79.     To Print Out these instructions use the Print Manual option at the
  80.     beginning of the program. Printer will stop at end of each page.
  81.  
  82.     Labels Plus! uses Printer Port LPT1.
  83.  
  84.                          ENTER SET UP/ADVERTISING DATA
  85.  
  86.     From the MAIN MENU select <5. SET UP> and press <ENTER>. This will
  87.     take you to the section where you enter the Return Address you want
  88.     printed on the Envelopes and Shipping Labels, plus all adjustments
  89.     needed to print correctly. The <SET UP> section will look like the
  90.     following:
  91.  
  92.      1. Name                                 :      (Note! You do not
  93.      2. Street                               :       have to erase Old
  94.      3. City/State/Zip                       :       Data just type
  95.      4. Optional 4th Line                    :       over and save. To
  96.      5. Line 1 - Advertisement (Envelope)    :       Blank a line just
  97.      6. Line 2 - Advertisement (Envelope)    :       press Space Bar
  98.      7. Line Feeds  between Envelopes        : 12    and <ENTER> key
  99.      8. Envelope Size Adjustment. (Upper)    : 4     and save.
  100.      9. Spaces To Center Address (Envelope)  : 40
  101.     10. Line Feeds  between Shipping Labels  : 4
  102.     11. Print (TO:) on Shipping Labels Y/N   : N
  103.     12. Choose Record File  1,2,3,4,5        : 1
  104.     13. Print envelopes w/Laser Prntr? Y/N   : N
  105.  
  106.     1,2,3,4 Enter Return Name and Address on lines 1 to 3 that you want
  107.     printed on the Envelopes and Shipping Labels. Use the Optional 4th
  108.     Line if needed. Enter spaces before typing to adjust left margin.
  109.  
  110.     5,6 (Optional!) Enter a Two Line Advertisement or Greeting on Lines 5
  111.     & 6. This will print out between the Return Address and Postage Area.
  112.  
  113.     7. Enter Number of Line Feeds needed between printed Envelopes.
  114.  
  115.     8. LABELS PLUS will print almost any size Envelope by adjusting the
  116.     Line Feeds in Lines 7 & 8. Line 8 (Upper) adjusts the Line Feeds
  117.     between the Return Address and Addressed To.
  118.  
  119.      9. Line 9 is used to Center the Address To on the Envelope.
  120.     10. Line 10 adjusts the Line Feeds between Shipping Labels.
  121.     11. Line 11 gives you the option of printing (TO:) on Shipping Labels.
  122.  
  123.     12. Use only File Number 1 unless you have a Hard Disk or have Disk
  124.     Drives that accept 1.2m or 1.4m HD Disks. See Multiple Record Files
  125.     section at the end of this manual. If you have created more Record
  126.     Files then choose a Record File that will be your HOME FILE. Anytime
  127.     Labels Plus asks for a Record File Number, if you just press the
  128.     <Enter> key, the HOME RECORD FILE will be used.
  129.  
  130.  
  131.     13. Labels Plus! is an excellent envelope printing program for HP
  132.     LaserJets. Answer Y to this prompt and set your Laser printer
  133.     to Landscape, Com10 to print out envelopes.
  134.  
  135.                                 ADDRESS RECORDS
  136.  
  137.     From the Main Menu Select <6. ADDRESS RECORDS> and Press <ENTER> Key.
  138.     The Address Record Section will look like the following:
  139.  
  140.                      1. VIEW NAMES
  141.                      2. SEARCH/VIEW/CHANGE/DELETE
  142.                      3. ENTER DATA IN A RECORD
  143.                      4. PRINT RECORD#/NAME LIST
  144.                      5. DELETE RECORDS
  145.                      6. CREATE FILES
  146.  
  147.     1. VIEW NAMES - This option lets you view the Record Number, Code and
  148.     Name of a list of Records you choose. For example if you want to see
  149.     if there are any Blank Records you can use in Record Numbers 1 to 50
  150.     then enter 1 for beginning Record and 50 as the ending Record. Records
  151.     1 to 50 will show on the screen.
  152.  
  153.     2. SEARCH/VIEW/CHANGE/DELETE - With this option you can search on any
  154.     line for a Record. When the Record is found it will show on the
  155.     screen. You can View/Change Data or Delete the Record. Selecting <1.
  156.     Continue> will bring up all records that are equal to what you
  157.     entered.
  158.  
  159.     3. ENTER DATA IN A RECORD - The following Line Prompts will come up
  160.     one at a time and look like the following:
  161.  
  162.                              RECORD #?
  163.                              CODE
  164.                              NAME
  165.                              ADDRESS
  166.                              CITY/STATE
  167.                              OPTIONAL
  168.                              ZIP CODE
  169.  
  170.     Press <ENTER> Key after each entry.
  171.  
  172.     a. RECORD# - Enter the Record Number you want to use.
  173.  
  174.     b. CODE - LABELS PLUS SORTS ONLY on the CODE Line. If you want to
  175.     print  Records in ascending Zip Code order then enter the Zip Code
  176.     here. The Prt Series option will only search for numbers on the Code
  177.     Line. If you just press the <ENTER> Key then the word <NoCode> will be
  178.     entered on the CODE Line. Any combination of Letters and Numbers can
  179.     be used.
  180.  
  181.     c. Enter the NAME and ADDRESS. Use the OPTIONAL 4th line if needed.
  182.  
  183.     d. ZIP CODE - For United States addresses enter the zip code on the zip
  184.     code line.Do not use any Dashes or Spaces in the Zip Code. For Example
  185.     if you  have a 9 digit Zip Code then enter it as 917112506. When you
  186.     import addresses the zip code will automatically be entered here. If you
  187.     have foreign addresses then do not enter anything on the zip code line.
  188.  
  189.     e. When you have finished press the <ENTER> Key to save the data to
  190.     disk. If you do not wish to continue, then when the prompt asks you
  191.     for another Record Number just press the <ENTER> Key to Quit.
  192.  
  193.     NOTE! If you use option <3. ENTER DATA IN A RECORD> and you enter a
  194.     wrong Record Number or you wish to cancel then go to the ZIP CODE
  195.     prompt and enter a X and the Data you entered will be canceled.
  196.  
  197.     If for any reason you leave the Name and Address Blank and the Record
  198.     is saved, you must use the Delete feature and Delete that Record or a
  199.     Blank Record will print out when using the PRINT SERIES option in the
  200.     Envelope, Shipping or Address Label sections.
  201.  
  202.     4. PRINT RECORD#/NAME LIST - This option will print out the Record
  203.     Number, Code and Name.
  204.  
  205.     5. DELETE RECORDS - This gives you the option of Deleting one or more
  206.     Records. To Delete One Record make the Beginning and Ending Record
  207.     number the same. See Multiple Record Files on Page 6.
  208.  
  209.     6. CREATE FILES - This option will Create Record Files 1,2,3,4 and 5.
  210.     Enter the Number of the File you wish to create and it will be done
  211.     automatically. The program disk you received has Record File 1 already
  212.     on it. There is not any room for more Files on this disk.
  213.  
  214.  
  215.                            SEARCH AND MANUAL OPTIONS
  216.  
  217.     In the Envelope, Shipping Label and Address Label sections you will
  218.     have a Bar Menu showing the following options:
  219.  
  220.     ----------------------------------------------------------------------
  221.       Manl/Recd    Srch/Prt   View/Sel   Print/Sel   Prt Series     Menu
  222.     ----------------------------------------------------------------------
  223.  
  224.     LABELS PLUS WILL ASK FOR A RECORD FILE NUMBER. JUST PRESSING THE
  225.     <ENTER> KEY WILL USE THE HOME RECORD FILE, OR ENTER FILE NUMBER YOU
  226.     CHOOSE. **UnRegistered version uses Home Record File 1 only.
  227.  
  228.     1. Manl/Recd# - Selecting this option allows you to type in the Name,
  229.     Address and Zip Code Manually. The 3rd Line of the Address must have
  230.     Data in it.
  231.  
  232.     If you do not want to type in the Data Manually then enter a Record
  233.     Number on the 1st Line and that Record will be called from the Data
  234.     Base and appear on the screen ready for printing.
  235.  
  236.     2. Srch/Prt - This option allows you to search for Records on any
  237.     line. For Line 1 up to 18 characters. Lines 3,4,5 up to 25 and Line 6
  238.     up to 9. LABELS PLUS will search and print all the Records that Equal
  239.     what you entered on that Line Number on screen. You can then print
  240.     or select another record. You can search for any combination of
  241.     numbers and letters. When printing address labels you will have the
  242.     option of printing any amount of each label, with or without viewing.
  243.  
  244.     3. View/Sel - This option allows you to View part or all the Records
  245.     in the Record File, and Select up to 300 Records for printing.
  246.  
  247.     4. Print/Sel - Print Selections will print all the Records that were
  248.     Selected in the View/Sel option. You can use this option more than
  249.     once to print more than one list of your Selections. Selections will
  250.     be automatically cancelled only when you enter the View/Sel option
  251.     again or End the program.
  252.  
  253.     5. Prt Series - If you enter a Beginning and an Ending Record Number
  254.     and DO NOT enter any Codes you will be printing by Record Number only.
  255.  
  256.     If you have entered Zip Codes or Numbers on the Code Line in the
  257.     Address Records Section and want to print by Zip Code then enter the
  258.     Beginning and Ending Code. LABELS PLUS can sort the Zip Codes or
  259.     Numbers and print the Records in ascending order from the Record
  260.     Numbers you specified. If you have a mixture of 5 and 9 digit Zip
  261.     Codes, make the last 4 digits of the Ending Code <9999>. Example:
  262.     91711=917119999.
  263.  
  264.                              ENVELOPE DATA SECTION
  265.  
  266.     Select <1. ENVELOPE> from the Main Menu. The first Menu to appear will
  267.     look like the following:
  268.  
  269.     ----------------------------------------------------------------------
  270.       Continue         Return Address       Advertise           Menu
  271.     ----------------------------------------------------------------------
  272.  
  273.     1. If you want your Return Address to print on the Envelope, select
  274.     <Return Address> and press <ENTER> Key and the Return Address will
  275.     appear on the screen which means it will be printed. The Same is true
  276.     when the <Advertise> option is selected.
  277.  
  278.     Envelopes are very difficult to print in most printers. If you are
  279.     printing single Envelopes, put the Flap of the Envelope through first
  280.     to lessen the thickness. You may have to disable the Paper Out Sensor
  281.     on your printer.
  282.  
  283.     You can print 6 x 9 Envelopes or larger by making Envelope adjustments
  284.     in the <SET UP> Section. See explanation of Lines in SET UP section.
  285.  
  286.     When you are finished with the first Menu shown above Select
  287.     <Continue> and press the <ENTER> Key and the Search Options Menu will
  288.     appear on the screen. See explanations of the Search and Print
  289.     Options.  Notice the Help statements at the bottom of the screen.
  290.  
  291.                             SHIPPING LABEL SECTION
  292.  
  293.     1. The Shipping Label Section operates the same as the Envelope
  294.     Section. You have the option of printing the Return Address and Center
  295.     Lines. You can use any of the Search or Manual Options in the Shipping
  296.     Label section.
  297.  
  298.                              ADDRESS LABEL SECTION
  299.  
  300.     The Address Label Section operates the same as the Envelope and
  301.     Shipping Label Sections. See SEARCH AND MANUAL OPTIONS for explanation
  302.     of the differant options in the address label section.
  303.  
  304.     The Address Label Section prints Labels  3 1/2 x 15/16 inches.
  305.     Use the design label section for larger or special labels.
  306.  
  307.     DESIGN LABEL
  308.  
  309.     You can Design your own Labels or Post Cards up to Legal Post Card
  310.     size. Labels for File Folders, Parts and Equipment Identification,
  311.     Index Cards, Audio and Video Cassette Labels and dozens more. The
  312.     following Bar Menu will appear on the screen with the editing section.
  313.  
  314.     ----------------------------------------------------------------------
  315.       Edit    Specs    Save    Clear    Print    List    Get    Quit
  316.     ----------------------------------------------------------------------
  317.  
  318.     1. Edit - Selecting <EDIT> takes you into the Edit Section. Use Cursor
  319.     Keys to move around. Use Delete Key to delete characters or to move a
  320.     sentence from right to left. Pressing the Insert Key in front of a
  321.     sentence will move the sentence from left to right. When you are
  322.     through entering data press the F10 Key to return to the Menu.
  323.  
  324.     2. Specs - Enter Number of Last Line used for your new label. Enter
  325.     Number of Blank Lines needed between printed Labels. The option of
  326.     using Special Print Commands is available. Six Commands can be used,
  327.     with each Command in effect on Line Numbers you choose. Enter the CHR$
  328.     CODES for each Command.
  329.  
  330.     3. Save - Select the <SAVE> option to save your new Label including
  331.     the Specs. You will have to give your Label a Name up to eight
  332.     characters long. Labels Plus! will automatically add the extension of
  333.     <.WCS> to the Name for saving to disk. This extension is automatic, DO
  334.     NOT type in this extension at any time.
  335.  
  336.     4. Clear - Selecting the <CLEAR> option will clear the Edit Screen of
  337.     all data.
  338.  
  339.     5. Print - Select the <PRINT> option when you want to print what is on
  340.     the Edit Screen. You will also have the option of choosing how many
  341.     you wish to print.
  342.  
  343.     6. List - Use the <LIST> option to List and Erase the Files you have
  344.     saved.
  345.  
  346.     7. Get - Use the <GET> option to bring to the Edit Screen a File you
  347.     have saved.
  348.  
  349.     8. Quit - Selecting the <QUIT> option will take you back to the Main
  350.     Menu.
  351.  
  352.     MULTIPLE RECORD FILES
  353.  
  354.     You can create four more Record Files, each with a capacity of 1000
  355.     records, giving Labels Plus a total capacity of 5000 records. Extra
  356.     files on floppy disks can be made with no limit.
  357.  
  358.     1. From the Main Menu select <Address Records> and press <Enter> key
  359.     which will take you to the Menu in the Address Records section. Select
  360.     number <6. Create Files> from the Menu and press <Enter> key. The
  361.     Labels Plus program comes with Record File Number 1 already created.
  362.     Enter File Number you want to create and press <Enter>. The Record
  363.     File will be created automatically.
  364.  
  365.            RECORD FILE                                 DISK DIRECTORY
  366.            Number 1     Shows in Disk Directory as     CUST1
  367.            Number 2                                    CUST2
  368.            Number 3                                    CUST3
  369.            Number 4                                    CUST4
  370.            Number 5                                    CUST5
  371.  
  372.  
  373.                          SPECIAL PRINTER COMMANDS
  374.  
  375.     The registered version has its own special printer command section.
  376.     This version can also send special command codes to the printer
  377.     using the DESIGN LABEL section. Select <DESIGN LABEL> from the Main
  378.     Menu. After the Design Label section appears on the screen follow
  379.     the instructions below.
  380.  
  381.     1. Select <SPECS> and press the <ENTER> key. A prompt will appear on
  382.        screen asking you <LAST LINE NUMBER USED ?>. Enter here how many
  383.        commands you want to send. If you want to send one command then
  384.        enter a <1>, two commands enter a <2>, and press the <ENTER> key.
  385.        For an example we will use the Letter Quality print command only,
  386.        so we will enter a <1>.
  387.  
  388.     2. The next prompt will ask <HOW MANY BLANK LINES BETWEEN LABELS?>.
  389.        Do not enter anything, just press the <ENTER> key.
  390.  
  391.     3. <DO YOU WANT TO USE PRINTER CODES? Y/N> will appear on the screen.
  392.        Enter a <Y> for this prompt.
  393.  
  394.     4. < CHR$(   )CHR$(   )CHR$(   )CHR$(   ) IN EFFECT ON LINE > will
  395.        appear. Enter printer command codes like the following and press the
  396.        <ENTER> key until you reach the end of the line and enter in
  397.        effect on line <1>. If you are entering two printer commands
  398.        then the second command would be in effect at line <2>. The following
  399.        is an example of the Letter Quality print command.
  400.  
  401.        CHR$(27 ) CHR$(120) CHR$(1  ) CHR$(   ) IN EFFECT ON LINE 1
  402.  
  403.        When the next command line appears just press <ENTER> for menu.
  404.  
  405.     5. Select <SAVE> and press <ENTER> key to save the commands for
  406.        future use. Name the file you want this set of commands in. For
  407.        example: Name the file LQON for the command to turn Letter Quality
  408.        printing on or LQOFF for the command to turn Letter Quality printing
  409.        off.
  410.  
  411.     6. Select <PRINT> and press <ENTER> key. The prompt will ask how
  412.        many? Enter a <1> and press <ENTER> key and the commands you set
  413.        up will be sent to the printer. Select <MENU> and return to the
  414.        Main Menu.
  415.  
  416.     7. For future use, select <DESIGN LABEL> from the Main Menu. Select
  417.        <GET> from the Design menu, enter the name of the file you saved,
  418.        then follow the instructions in number 6 above.
  419.  
  420.  
  421.                                   ***
  422.  
  423.     THE BILLIT INVOICE STATEMENT PROGRAM!
  424.  
  425.     The Billit Invoice Statement program is a companion to Labels Plus.
  426.  
  427.     FEATURES:
  428.     1.  For Dot Matrix or LaserJet printers.
  429.     2.  Prints on plain paper.
  430.     3.  Auutomatically numbers each invoice.
  431.     4.  Prints copies using same invoice number.
  432.     5.  Prints Statements, Invoices and Purchase Orders.
  433.     6.  Reads Labels Plus Address Files.
  434.     7.  Database for 15 Descriptions and Unit Prices.
  435.     8.  Calculates Unit Price by quantity.
  436.     9.  Automatic Sales Tax calculation.
  437.     10. Prints Multipage Invoices.
  438.     11. Special Printer Command section.
  439.     12. Customer Address Maintenance section.
  440.     13. Easy to use. True WYSIWYG.
  441.     Available from Westcoast Software. Registration Fee $20.00
  442.     If you order the Combination Labels Plus! and Billit programs
  443.     the Registration Fee is $30.00. See Order Form.
  444.  
  445.  
  446.                                END
  447.